作った資料に確認が必要な、本当の理由

作った資料に誤りがないか、上司や先輩から確認を求められることが多くあります。中には、赤ペンと黄色マーカの２色で確認したという根拠を求められる場合もあります。

余裕があるときは、それらのエビデンスをスキャンして保存してストックしたり、上司の確認が済むまで手元に置いておいたりすることもあると思います。

それらの取り組みができると、とてもいいですね。

しかし、他の業務で忙しく時間の確保ができず確認できなかったり、あるいは作った資料が要求された水準を満たしていなかったりして、そもそも確認をしても無駄になってしまうこともあると思います。

これらのチェックは、上司の目線で言えば、資料の品質を保つことで、会社や組織の信頼性やブランドイメージを損なわないようにすることが本質的な目的です。

もう少し具体的にいうと、次の３つの視点から信頼性を確認しているということです。

作成した資料をチェックすると言っている目的や本質はここにあります。

上司や先輩は、この視点のどれか一つを特に心配しているケースもあれば、本能的にチェックは必要なプロセスだと知っていて、これらの視点を、あなたに伝えることなしに確認させよと言っているケースもあります。

では、どんなチェックの方法があるか

ダブルチェックとは、二重の確認を行うことです。その方法は、２つあります。

第１は、1人で間を空けて2回確認することです。自分１人でできます。セルフチェックとも言いますが、多くの人は１度の確認で「確認しました」と報告しているのではないかと思いますが、ミス・エラーは細部に宿りますのでダブルチェックが有効です。

第２は、2人が連続して1回ずつチェックする方法です。1人目が確認した後、2人目は書類の逆方向からチェックすることで時間の短縮が図れるなどチームワークも発揮でき、品質の向上につながります。

このように複数回、確認することはミスを減らすために有効です。ダブルチェックをトリプルチェックにする方法もあります。重要な書類は人員を増やしてしっかりチェックすることが有効です。

もしあなたに時間的余裕がなければ、お手伝いします。

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